Digitalizare – drum spre un viitor de succes

Digitalizarea inseamna o noua descoperire revolutionara care a adus schimbari semnificative in societatea secolului 21. A indreptat sarcinile de zi cu zi intr-o directie pozitiva, a dat o noua viata proceselor de munca si a facut afacerile mult mai productive.

A devenit un element cheie erei noastre, fiind prezent in toate domeniile vietii si merge inainte fara oprire pe o cale pavata cu dezvoltari inovatoare.

Digitalizarea este un ansamblu de procese in care folosim tehnologii digitale pentru a efectua o operatiune. Aceasta solutie inovatoare mareste eficienta proceselor si este integrata in afaceri si in viata de fiecare zi. Deoarece este vorba despre activitati precum a trimite de ex. un e-mail, a incarca date in cloud sau un purtator extern, a efectua o tranzactie bancara online, a utiliza GPS-ul si altele. Toate acestea sunt posibile prin munca combinata a hardware-lor si software-lor. Cu toate acestea, digitalizarea nu poate sa se desfasoare fara digitizare. Si totusi ce inseamna asta de fapt?

Digitizarea este un termen relativ mai putin cunoscut si rar folosit in viata de fiecare zi. Desi suna similar cu digitalizarea si este adesea confundat, cele doua concepte au intelesuri complet diferite.

Prin digitizare intelegem procesul de conversie cand o informatie sub forma fizica -cu alte cuvinte semnal analog- (text, poza, audio, video) eset transformat intr-un format electronic, adica semnal digital – care care vor fi citite de computere.

Folosind un exemplu obisnuit: putem introduce intr-un computer prin scanare un material scris sau o imagine pe hartie sau putem digitaliza de pe purtatori de stocare a datelor analogice cum ar fi un film / un video de pe o caseta VHS sau muzica de pe un disc. Aceste date astfel sunt convertite dintr-un semnal analog intr-un semnal digital, adica forma numerica. In acest fel informatiile apar in computer ca numere binare, diferite fisiere. Si aceste fisiere se stocheaza, se proceseaza sau, cand este necesar, se redirectioneaza intr-o perioada foarte scurta cu mare usurinta.

Marele avantaj al digitizarii este ca calitatea acestor date nu se va deteriora si pot fi multiplicate si editate usor si rapid. Digitalizarea este intotdeauna precedata de digitizare, deoarece lucram cu fisiere create de acesta din urma.

Transformarea digitala este esentiala pentru intreprinderile – micro, mijlocii si multinationale daca vor sa ramana competitive. Companiile trebuie sa tina pasii cu dezvoltarea digitalizarii, care nu se refera doar la satisfacerea nevoilor pietei, dar este unul dintre principalii piloni ai functionarii cu succes. Daca aceasta lipseste, compania ajunge intr-o fundatura din care s-ar putea sa nu existe scapare, cale de iesire.

Transformarea digitala afecteaza diferite procese de operatiuni ale unei companii, care, dupa posibilitati, sunt plasate pe baze digitale. Aceasta tranzitie inseamna un astfel de instrument nou strategic, care permite o revolutie a inovatiei si construirea unui model nou de afaceri.

Digitalizarea schimba fundamental companie in intregime:

Este o provocare pentru companii sa fie la curent permanent in lumea digitalizarii. Pentru ca transformarea de felul acesta sa fie viabila si functionala, organizatia trebuie sa scape de obiceiurile vechi, sa iasa din zona ei de confort si sa fie receptiva la progresul tehnologic.

Digitalizarea ofera companiilor o viziune noua. Aceasta viziune se concentreaza pe aplicarea posibilitatilor digitale, a proceselor tehnologice si a impactului acestora in crearea strategiei. Una dintre componentele cheie ale strategiei este modelul digital de afaceri, care arata intr-un mod structurat etapele sistematice care trebuiesc urmarite pentru ca o companie sa aiba succes. Functionarea durabila si competitiva este aproape imposibila fara digitalizare.

Dealungul digitalizarii au fost create software-e care servesc o companie 100%, cum ar fi de ex. aplicatii Google, Sistemul ODT de gestionare a timpului de munca, sisteme E-learning, etc.

Raspandirea internetului si odata cu acesta digitalizarea a ridicat informatia, ca resursa, la un nivel mai inalt. Traim intr-o era in care obtinerea informatiilor cat mai rapid posibil a devenit o necesitate vitala in viata de zi cu zi, dar mai ales in sectorul de afaceri. La urma urmei, vorbim despre o resursa majora fara indoiala, care are un impact urias asupra modului de functionare a unei companii. Intreaga organizatie este conectata prin reteaua de sistemul informatic.

Informatia inseamna cunostinte care inlatura indoielile si ofera un fel de siguranta din punct de vedere al functionarii companiei. Se bazeaza pe date, care atunci cand se interpreteaza devine informatie relevanta pentru o anumita companie. Compania nu numai obtine si foloseste informatiile dar le si genereaza si le furnizeaza partenerilor, organelor guvernamentale si de control sau salariatilor. Pentru utilizarea corespunzatore este nevoie de valoare inerenta, calitate si ca aceasta sa ajunga la persoana in cauza in momentul potrivit.

Puteti folosi informatiile in mai multe domenii ale proceselor companiei, incepand cu procesare si prin pasii ierarhici incheiand cu luarea deciziilor. Pe baza cunostintelor aveti posibilitatea de a efectua eficient diferitele procese de munca, pe baza carora salariatii unui post anume stiu exact care este sarcina lor. Datele prelucrate corect ajuta in comunicarea clara intre salariati, gestionarea conflictelor si rezolvarea problemelor.

Informatia ca resursa, este singurul si cel mai important factor in luarea deciziilor corecte. Interpretarea si exploatarea in mod corespunzator si isi atinge scopul dupa inmanare catre persoanele cine iau deciziile.

Potrivit ultimei cercetari al eNet – Telekom, pe baza raportului Comisiei Europene din 2018, competenta digitala a Europei Centrale si Est este inca intr-un dezavantaj competitiv fata de media Uniunii Europene. Dar nici nu se afla in cea mai nasoala situatie. Jumatate din populatie are cunostinte medii sau superioare digitale, in timp ce cealalta jumatate are cunostinte putine sau deloc nu se pricepe la utilizarea tehnologiei computerelor. Desi diferite dispozitive digitale sunt raspandite, doar 44% din populatia chestionata exploateaza acest potential.

Cei care utilizeaza regulat internetul, folosesc pe scara larga posibilitatile oferite de world wide web si o mare parte dintre acestia isi desfasoara majoritatea afacerilor online. Acest lucru accelereaza administratia si usureaza viata de fiecare zi.

Pentru ce activitati se foloseste internetul?

Source

Cea mai mare parte din cei interogati utilizeaza internetul pentru a naviga, a coresponde, a obtine informatii, a vizita site-uri de retele sociale si pentru a citi diverse site-uri de stiri. De asemenea, desigur, sa nu uitam ca efectuarea diferitelor tranzactii, cum ar fi plata facturilor, transferul bancar, achizitii online joaca de asemenea un rol major in lumea online.

In ciuda faptului ca digitalizarea castiga din ce in ce mai mare teren, analfabetismul digital afecteaza aproape un sfert din populatie. Exista mai multe trepte, motivele carora printre altele:

Acoperire inadecvata a internetului in unele locuri, lipsa de semnal.

Lipsa cunostintelor tehnologice ale generatiei mai in varsta.

Lipsa de cunostinte si de utilizare a software-ului.

De altfel analfabetismul digital inseamna lipsa utilizarii adecvate a hardware-ului si software-ului pentru a atinge un anumit scop. Cu alte cuvinte, persoana nu are abilitatile de a opera dispozitivele digitale, internetul, aplicatiile si programele in asa maniera incat aceste lucruri sa-i permita sa faca lucrari utile fara probleme.

Acest lucru poate fi remediat prin educare digitala si dezvoltarea competentelor la scoala si la locul de munca. Acest lucru va ajuta sa va pregatiti sa utilizati transformarea digitala si sa creati resurse umane vandabile. La toate aceste lucruri contribuie si dezvoltarea infrastructurii tehnice si tehnologice adecvate adica accesul la internet de mare viteza pentru toata lumea si la un pret rezonabil.

Datorita digitalizarii si transformarii digitale, exista posibilitatea de a lucra de acasa in anumite functii, ceea ce este foarte populara si raspandita printre salariati. Acest lucru este dovedit si de cercetarile efectuate in randul intreprinderilor mici si mijlocii din Europa, Orientul Mijlociu si Africa. Cercetarea a fost efectuata de Epson, care este cea mai renumita companie de tehnologie din lume. Cercetarea a constatat ca 47% dintre salariati lucreaza permanent in home office, 30% lucreaza 1-2 zile pe saptamana de acasa si 15% lucreaza 3-4 zile pe saptamana de acasa. Munca de acasa ofera posibilitatea de a avea zile lucratoare mai scurte, deoarece nu trebuie sa pierdeti timpul calatorand la locul de munca. In acelasi timp se poate realiza un echilibru confortabil intre viata profesionala si cea privata. Majoritatea angajatorilor chestionati au fost, fara indoiala, de acord ca munca de acasa are un efect pozitiv atat asupra productivitatii cat si asupra mentinerii angajatilor. Cu toate acestea, multi inca nu aplica acest tip de munca. Acest lucru se datoreaza si lipsei de echipamente tehnologice adecvate, care ar oferi solutia realizarii acestui tip de munca.

Lumea este inca la inceput in domeniul home office-lui, intrucat cultura corporativa nu este inca pregatita pentru acest lucru si nici nu exista suficienta flexibilitate in aceasta directie. Dar putem experimenta deja exemple de urmat, de ex. in sectorul IT, comunicatii si marketing, etc.

Si Dumneavoastr ati observat deja cu cat mai rapid este sa scriti un e-mail decat sa trimiteti o scrisoare prin posta sau cat de convenabil este sa comandati un pranz online prin cateva clicuri decat sa gatiti acasa, si nici macar nu trebuie sa sunati la telefon. Da! Toate acestea se datoreaza digitalizarii, care este deja o parte naturala a vietii de zi cu zi si ofera aceleasi beneficii pozitive si in viata de afaceri.

Ce alte beneficii suplimentare mai are? Sa vedem!

• Are ca rezultat o comunicare si un contact cu colegii mai cursiv si mai rapid, de asemenea si cu partenerii la distanta.

• Procesele de munca devin mai transparente si sunt mai usor de urmarit cu diferitele aplicatii.

• Transparenta datelor se imbunatateste si devin accesibile de oriunde si oricand.

• Fisierele si informatiile pot fi impartite cu usurinta pe o varietate de platforme cu colegii, cu partenerii atat din tara cat si din strainatate.

• Creste eficienta muncii si a performantei care rezulta cresterea productivitatii.

• Se reduce timpul de administrare care permite parcurgerea rapida a tranzactiilor .

• Reduce cheltuielile de functionare generand astfel un venit mult mai ridicat.

• Optimizeaza si integreaza procesele operationale ale companiei, se poate aplica o strategie mai eficienta.

• Navigarea devine si mai simpla si mai usoara cu harta digitala (ex. Google Maps, GPS).

• Se poate urmari exact stadiul actual al transportului sau al expeditiilor de colete in logistica.

• Copierea si salvarea fisierelor si documentelor este o sarcina rapida si simpla in comparatie cu copierea si salvarea fisierelor traditionale pe hartie.

Executarea sarcinilor anume devine mai confortabila si mai rapida. Activitatile regulate, dar totusi creaza o valoare minia, pot fi partial sau complet automatizate.

Da, chiar ne-am putea gandi la asta! Dar odata cu dezvoltarea digitalizarii se deschid oportunitati noi in lumea muncii. In ciuda faptului ca multi cred ca procesele automatizate si munca mecanizata preiau locurile de munca ale oamenilo, totusi nu existainca un nivel ridicat de somaj din cauza aceasta.

Transformarea digitala protejeaza oamenii de burn-out si epuizare, face loc pentru dezlantuirea creativitatii si creaza prosperitate. De exemplu, putem indeplini sarcinile monotone si consumatoare de timp mult mai rapid si mai eficient, obtinand mai mult timp pentru a face lucruri mai importante, care creeaza valoare.

Digitalizarea nu elimina, ci transforma locurile anume de munca. Acest lucru necesita dobandirea noilor competente si calificari digitale. Odata cu dezvoltarea rapida a tehnologiei ne putem astepta la aparitia noilor profesii si locurilor de munca care nu exista inca in prezent. Soft skills, adica abilitatile sociale sau interpersonale (comunicare, responsabilitate, empatie, atitudine etc.) care influenteaza semnificativ munca de succes devin din ce in ce mai importante.

Digitalizarea poate fi urmarita inca din antichitate, cand tablitele de lut si ceara au fost inlocuite cu papirus, pergament si apoi cu hartia in sensul actual. Acest lucru a permis inregistrarea manuala a informatiilor. Odata cu aparitia tiparirii cartilor a inceput duplicarea analogica.

Mai tarziu, odata cu inventarea masinii mecanice de scris, literele, simbolurile si cifrele au fost trecute pe hartie cu ajutorul unei benzi de cerneala prin apasarea tastelor. Dupa asta au urmat versiunile electrice si electronice.

Prima si a doua generatie de calculatoare care foloseau acele asa-numitele coduri automate au aparut in anii ’60, astia au fost primii software-i. Pe langa sarcinile militare au ajutat si in rezolvarea problemelor mai complexe din lumea tehnica si stiintifica si au fost intotdeauna scrise numai pentru acele masini anume.

Pentru a simplifica programarea, ulterior s-a creat limbajul de program assembly. Calculatoarele de generatia a treia au necesitat crearea unui software mai nou si mai complex (de exemplu, FORTRAN, ALGOL). Scrierea programelor a devenit o adevarata inovatie tehnologica din anii 1970, deoarece au aparut limbaje de programare si metode mai avansate precum limbajele de programare PASCAL si C.

In cazul asa-numitei activitati digitale, trebuie sa va imaginati un sistem in care anumite instructiuni sunt chiar independent executate de software-e, dar omul inca face parte din aceste procese. Un fel de prezenta manuala, controlul este constant necesar, exact asa cum realizam o operatie de calcul intr-un tabel excel.

O sa ajungem pe treapta cea mai inalta a digitalizarii atunci cand procesele complet automatizate devin posibile. Aceasta inseamna ca programele sunt capabile sa execute comenzile emise in mod independent, chiar si fara interventie umana. Un exemplu perfect in acest sens este masina autopilot sau robotii inzestrati cu „inteligenta artificiala”. Acest tip de evolutie poate aduce schimbari in viitor, care vor ridica diferite intrebari aditionale.

Chiar si in ziua de astazi, tinirea registrului timpului de munca pe hartie este o practica obisnuita. Se pare ca functioneaza, dar pe termen lung nu este o solutie foarte avantajoasa. Tinerea registrelor pe hartie necesita mult timp, nu este sigur ca toata lumea le completeaza in mod regulat si este aproape imposibil de urmarit intr-o companie mare.

Colectarea, verificarea si organizarea documentelor inseamna o munca enorma. Ca sa nu mai vorbim de faptul ca, de asemenea, necesita foarte multe ore de munca pentru salarizare si contabilitate. Pentru orice fel de problema administrativa sau calcule de pregatire a deciziilor, eroarea este foarte greu de gasit si acest proces cauzeaza multa pierdere de timp.

Aparitia tabelelor Excel a adus un fel de usurinta in procesul de inregistrare, dar utilizarea acestuia necesita si o munca intelectuala serioasa. Datele condicii si pontajului de pe hartie trebuie introduse in excel, ceea ce accelereaza procesul registrului timpului de munca si a salarizarii. Desi calculele, modificarile si verificarile sunt mai convenabile in excel, tot noi trebuie sa introducem totul separat, sa setam calculul conform legii. La un moment dat ansa va veni o limita cand programul nu va mai putea satisface nevoile emergente si este nevoie de ceva mai multa pentru a rula munca fara probleme.

Inregistrarea timpului de munca este si mai facilitata de utilizarea sistemelor inteligente de acces. Aceste sisteme dispun de cititor de carduri si echipament de colectare a datelor care inregistreaza si colecteaza datele de intrare si iesire ale titularului de card, care pot fi transmise online catre un anumit program de registru, rezultand o administratie mai eficienta.

In plus, pentru efectuarea salarizarii rapide si precise este nevoie de mai multe date specifice si concrete. Trebuie sa stiti indemnizatiile, sporurile, concediile, concediile de boala etc. Acest lucru poate fi executat fara probleme doar de software-ul specific dedicat.

In calitate de expert in managementul resurselor umane, Sistemul ODT plaseaza registrul pe o baza digitala. Utilizand tehnologia bazata pe cloud, efectueaza calcule complexe si consumatoare de timp in locul Dumneavoastra cu rezultate precise. Automatizeaza administrarea personalului in asa fel incat elimina procedura indelungata a planificarii programelor de lucru, a foilor de condica pe hartie si ofera o solutie usor utilizabila si in conformitate cu legislatia.

TRANSFORMARE DIGITALA IN DOMENIUL HR-lui

In ghidul nostru va prezentam pas cu pas principalele probleme ale digitalizarii HR-lui.