Nur sehr wenige Menschen sehen die HR-Verwaltungsprozesse in ihrem Unternehmen und viele sind überrascht, wenn dieses Netzwerk aufgedeckt wird. Wenn Sie ein HR-Spezialist sind, haben Sie das Gefühl, dass Sie sich bei Ihrer Arbeit im Managementbereich von ernsthaften Ausgaben mit Anerkennung verabschieden können.
Die Personalabteilung ist verbunden
Erforderliche Aufgaben der Personalabteilung sind Planung und Verwaltung. Letzteres erfordert die Arbeit der anderen Abteilungen (z. B. Zeitpläne, Anwesenheiten, Abwesenheiten). Für die Zusammenarbeit delegiert die Personalabteilung bestimmte Aufgaben. Sie veröffentlichen Anweisungen auf Papier oder senden andere Aufgaben per E-Mail.
Beispiel:
Die Zeitpläne werden von den Abteilungsleitern eines Unternehmens vorbereitet, der Abschluss wird jedoch an die Arbeitsabteilung zurückgegeben, die im Fehlerfall Reparaturen oder zusätzliche Informationen überprüft und anfordert.
Jeder macht die Administration
Mittlere Manager und Mitarbeiter verwalten einen Teil der Verwaltung selbstständig und koordinieren sich mit dem Arbeitsfall.
Beispiel:
In einem Unternehmen treiben Schichtmanager genehmigte Feiertage in die Urlauben und sprechen sie mit den Mitarbeitern ab.
Fehlerkorrektur-Zyklus
Die abgeschlossene Verwaltung muss jedoch korrigiert werden. Ein Grund dafür ist, dass es von einem „arbeitsfreien“ Kollegen gemacht wird oder nicht gesetzeskonform ist. In diesem Fall ist es notwendig, sich erneut mit Kollegen zu beraten, die sich mit persönlichen Angelegenheiten befassen. Dieser Kreislauf wird immer wieder fortgesetzt, bis alles in Ordnung ist.
Beispiel:
In einem Unternehmen, das einen Arbeitszeitrahmen verwendet, werden die Zeitpläne von Teamleitern vorbereitet, achten jedoch nicht auf die Regeln der Ruhezeit. Daher zeigt die Prüfung, dass die Arbeitnehmer in einem bestimmten Zeitraum nur geringe Ruhezeiten erhalten haben.
Zyklen verbessern
Dieser Prozess ist identisch mit dem Fehlerkorrekturzyklus, nur der Grund ist anders. Ein weiterer Grund für die Bearbeitung der Verwaltung ist die Verwaltung von Änderungen aufgrund von auftretenden Ereignissen. Beispiele hierfür sind der Austausch von Zeitplänen oder das Management von Abwesenheiten. Darauf folgen Diskussionen, Reparaturen und Aufzeichnungen. Je mehr Änderungen es gibt, desto häufiger findet dieser Zyklus statt.
Beispiel:
In einem überlasteten Unternehmen werden unvollständige Tage als unbekannte Abwesenheiten während der Gehaltsabrechnung gekennzeichnet. Später stellte sich heraus, dass die Arbeitnehmer auf ihr Bedürfnis nach Urlaub hinwiesen, aber schließlich wurde dies nicht aufgezeichnet, weil es bei den mittleren Managern stecken blieb.
Daten abschließen
In den meisten Fällen wird der Prozess aggregiert und auf die Gehaltsabrechnung übertragen. Wenn die Daten falsch sind (z. B. Ersätze) oder sie entsprechen den Rechtsvorschriften nicht, werden sie zur weiteren Konsultation an die Personalabteilung zurückgegeben. Und dieser Kreis zwischen ihnen und den Arbeitern dauert an, bis alles in Ordnung ist.
Beispiel:
Die Gehaltsabrechnung ist ein Hinweis darauf, dass das Arbeitsprotokol einer Person an bestimmten Tagen unvollständig sind. Dann rufen sie die Personalabteilung zurück, die den Mitarbeitermanager findet, und der Manager klärt es mit dem Mitarbeiter ab und sendet es dann an die Personalabteilung zurück, die ihn zur Gehaltsabrechnung sendet. In einem anderen Fall geben die Mitarbeiter an, dass sie ein geringes Gehalt haben, weil sie die Zulage nicht bezahlt haben. Dann koordinieren sie mit dem mittleren Manager und dann mit HR und Gehaltsabrechnung…
Schlussfolgerung
Das zeitaufwändige System verbraucht die Arbeit seiner Mitarbeiter um zwei Faktoren und reduziert die Produktivität.
Zu lange Prozessketten, in denen die Verwaltung von Anfang bis Ende viele Schritte und schwierige Wege unternimmt.
Der andere Faktor sind die Zyklen. Je öfter Sie bestimmte Prozesskreise abschließen müssen, um ausgeführt zu werden, desto mehr Zeit und Energie vergehen innerhalb des Unternehmens.
Das Ergebnis sind bis zu 3.000 Arbeitsstunden und viel Unbehagen seitens der Arbeitnehmer. Ein Teil der Ressourcen des Unternehmens verwendet unwirtschaftliche HR-Prozesse anstelle produktiverer Aufgaben. Was ist die Lösung?
HR-Prozesse mit ODT-System
Die folgende Abbildung zeigt, wie der HR-Administrationsprozess mit dem ODT-System aussieht.
In Echtzeit
Dank der digitalen Transformation werden alle Prozesse unverzüglich in Echtzeit. Die Verwaltung kann in einer einzigen Online-Oberfläche aufgezeichnet, geändert oder weitergeleitet werden.
Beispiel:
Mitarbeiter einer Gruppe von Tausenden von Unternehmen führen ihre Arbeitszeitaufzeichnungen unabhängig von ihrem physischen Standort in der Online-Anwendung oder auf dem Desktop des ODT-Systems. Im Falle einer Änderung korrigiert nur die zugelassene Person die Daten.
Planbares Arbeitsmanagement
Mit Echtzeitdaten können Sie wiederum mit der Belegschaft unter Berücksichtigung der Produktion und anderer Faktoren planen und so einen strategischen Vorteil bieten.
Beispiel:
In einigen Monaten hat ein produzierendes Unternehmen, das eine Belegschaft einstellt, weniger Bestellungen für das fertige Produkt, während in anderen Monaten die Nachfrage steigt. Die Zeitpläne werden dann an das Produktionsvolumen angepasst und arbeiten somit immer so viel wie nötig. Dadurch werden die Arbeitskosten erheblich reduziert.
Immer und sofort verfügbare Daten
Alle Daten, die leicht verfügbar sind, können bearbeitet und geändert werden. Und dank automatisierter Lösungen gehen sich wiederholende Aufgaben verloren.
Beispiel:
In einem Unternehmen hielten sie das Arbeitsprotokoll auf Papier, die in die HR-Excel-Tabellen eingetragen wurden. Mit der Einführung des ODT-Systems entfallen Hunderte von Stunden manuelles Tippen mit kopierbaren Elementen und Berechnungen.
Gespenst in der Maschine
Das System wurde so konzipiert, dass einige Aufgaben auch von Nicht-Arbeitnehmern mit absoluter Sicherheit ausgeführt werden können, während die Verarbeitung für die Personalabteilung eine echte Erfahrung sein sollte.
Beispiel:
In einem Unternehmen wurden das Arbeitsprotokoll von Arbeitnehmern in Arbeitszeiten ständig von einem Arbeitsexperten überprüft. Mit der Funktion der gesetzlichen Konformitätsprüfung im System kann die Konstruktion und Registrierung mit der Hilfe einer Maschine ohne einen Experten durchgeführt werden.
Menschliche Faktoren
Vergessen Sie nicht den wichtigen Faktor, dass hinter den Zahlen und Prozessen Menschen stehen. In einem Personalsystem mit geringem Wirkungsgrad können Ihre Mitarbeiter durch den anhaltenden Verwaltungsaufwand frustriert und erschöpft sein.
Mit einem gut funktionierenden digitalisierten HR-System wird Arbeit zu einem echten Erlebnis und die Zufriedenheit steigt. Und diese Faktoren bringen Ihnen und Ihren Kollegen glücklich und setzen die Produktivität Ihres Unternehmens frei!
ENTDECKEN SIE UNSERE MODULE!
Unsere Module können auch als separate Anwendungen verwendet werden. Und wenn sie integriert sind, bilden sie ein effizientes System.
